Як зручно організовувати зустрічі в Outlook 2010

Особливо легко скористатися Schedule View зможуть ті керівники, які забезпечили себе і своїх підлеглих акаунтами Microsoft Exchange Server. Контакти та розклад усіх користувачів цієї системи автоматично відображатимуться у відповідній групі календарів (Team calendar).

Щоб вручну додати у розклад користувачів, слід скористатися полем «Додати календар» у лівому нижньому куті розкладу. Також можна клацнути правою кнопкою мишки по одній з груп календарів у лівій частині вікна та виберіть пункт «Додати...». Нову групу можна створити за допомогою кнопки «Групи календарів» у верхньому меню. Після натискання на цю кнопку потрібно вибрати пункт «Створити нову...».

Планування зборів

В Outlook 2010 стало набагато простіше бронювати приміщення і ресурси організації. Список усіх конференц залів можна додати в групу розсилки, і користувачі поштового клієнта зможуть відразу отримувати інформацію про доступність приміщень. Організатору це дозволить точно знати, де саме відбудеться зустріч, і не турбуватися про те, що приміщення буде зайнято.

Щоб зібрати нараду з допомогою функції Розклад, слід зробити наступне:

1. У лівій частині вікна, де відображається список співробітників, потрібно відзначити галочкою всіх людей, запрошених на зустріч.

2. Нижче можна вибрати один з конференц-залів, в якому планується проведення зустрічі.

3. У розкладі можна побачити, наскільки зайняті співробітники, і вибрати час, що оптимально підходить для кожного з них. Далі досить мишкою виділити бажаний проміжок часу.

4. Після цього слід натиснути кнопку «Створити збори» у верхньому меню. У наступній формі листа буде автоматично введені дані про адресатів і часу зустрічі. Потрібно тільки описати мета і подробиці зборів і клацнути по кнопці Send.